อาจจะเป็นไปได้ที่ทีมคิดราคาประมูลไม่ได้เป็นทีมที่จะบริหารโครงการ (หากประมูลได้) ในเวลาต่อมา ดังนั้นโดยทั่วไปแล้วเมื่อทีมใดทีมหนึ่งได้รับมอบหมายให้รับผิดชอบการก่อสร้างโครงการใดๆ ในฐานะหัวหน้าทีม สิ่งแรกที่จะต้องดำเนินการคือ ทำความเข้าใจกับเอกสารของโครงการทั้งหมดซึ่งโดยทั่วไปจะประกอบด้วย- สัญญาจ้าง (Contract)
- เงื่อนไขพิเศษของสัญญา (Special Terms & Condistions)
- ข้อกำหนด (Specification)
- แบบก่อสร้าง (Shop Drawing)
- รายละเอียดการประมูลรวมทั้งใบเสนอราคาของ Suppliers และ Subcontractors ต่างๆ
การทำความเข้าใจข้อมูลข้างต้นจำเป็นต้องให้ทีมที่คิดงานประมูล เป็นผู้อธิบายและให้รายละเอียดในประเด็นปลีกย่อยอื่นๆ ที่อาจจะไม่ได้เป็นลายลักษณ์อักษรเก็บไว้เป็นหลักฐาน โดยทั่วไปเอกสารที่เป็นส่วนประกอบของสัญญาทั้งหมด จะทำเป็น list ไว้ชัดเจนเข้าใจตรงกันทุกฝ่ายไม่ว่า เจ้าของงาน (Client) บริษัทที่ปรึกษา (Consultant) และตัวเรา (Contractor) ว่าประกอบด้วยเอกสารกี่ชุด อะไรบ้าง
หลังจากทำความเข้าใจกับข้อมูลข้างต้น เป็นอย่างดีแล้ว ผู้รับผิดชอบโครงการจึงเริ่มวางแผนโครงการ สร้างกรอบการทำงาน เพื่อให้มีการติดตามและดำเนินการอย่างเป็นระบบต่อไป โดยมีเอกสารที่จะต้องดำเนินการสำคัญๆดังต่อไปนี้
หลังจากทำความเข้าใจกับข้อมูลข้างต้น เป็นอย่างดีแล้ว ผู้รับผิดชอบโครงการจึงเริ่มวางแผนโครงการ สร้างกรอบการทำงาน เพื่อให้มีการติดตามและดำเนินการอย่างเป็นระบบต่อไป โดยมีเอกสารที่จะต้องดำเนินการสำคัญๆดังต่อไปนี้
๑. ความเข้าใจต่อโครงการ (Contract Appreciation)
เป็นการทำความเข้าใจต่อโครงการว่าประกอบด้วยงานหลักๆอะไรบ้าง และบริษัทจะต้องดำเนินการให้สอดคล้องกับความต้องการของสัญญาอย่างไรบ้าง มีวิธีการทำงานอย่างไร ใช้เครื่องไม้เครื่องมือหลักๆอะไร หากให้นึกภาพ ก็เหมือนทำการก่อสร้างโครงการบนกระดาษให้ผู้อ่าน เข้าใจและเห็นภาพให้ได้ว่าผู้ที่จะรับผิดชอบในการก่อสร้างโครงการนี้ มีความเข้าใจในงานที่จะก่อสร้างมากน้อยแค่ไหน นั่นเอง
๒. แผนการก่อสร้างหลัก (Master Construction Schedule)
ทั่วไปจะวางแผนให้สอดคล้องกับ pay item เพื่อประโยชน์ในการประมาณความก้าวหน้าของงานในแต่ละเดือน โดยวัดจากค่างานที่ทำได้และวางบิลเรียกเก็บเงินจากเจ้าของงานแต่ละเดือน จะแสดงเป็นยอดสะสมหรือ S-Curve ในแต่ละเดือนชัดเจน แผนงานโดยทั่วไปจะมี ๒ แผน คือแผนตามสัญญาที่เสนอเจ้าของงาน และใช้ในการวัดผลความก้าวหน้าของโครงการแต่ละเดือน กับอีก ๑ แผนเป็นแผนภายในของหน่วยงานที่ใช้ในการทำงานจริงๆ ปรกติแผนภายในจะเป็นแผนเร่งรัดงาน ที่พยายามจะทำให้ดีกว่าที่จะต้องทำตามสัญญา อาจจะแสดงในรูปแบบอื่นๆที่เข้าใจได้ง่ายกว่า เช่น Timeline Diagram เป็นต้น
๓. แผนการเตรียมแรงงาน (Manpower Mobilization Schedule)
เป็นแผนการเตรียมกำลังคนทำหน้าที่บริหารโครงการหรือควบคุมงานก่อสร้าง หรือฝ่ายสนับสนุนของโครงการตั้งแต่ระดับผู้อำนวยการโครงการ ผู้จัดการโครงการ หรือวิศวกรโครงการ ไปจนถึงพนักงานสำนักงานอื่นๆ เช่นเลขานุการ หรือแม้แต่ Office Maid โดยทำเป็นแผนรายเดือน แสดงการเพิ่มจำนวนของคนแต่ละตำแหน่งไปจนกระทั่งเดือนที่ใช้คนมากที่สุด จากนั้นก็จะแสดงการลดของจำนวนคนในเดือนท้ายๆ เป็นต้น โดยจะต้องระบุ M-M และอัตราจ้างของแต่ละระดับ ให้เห็นยอดค่าจ้างแรงงาน indirect ส่วนนี้ทั้งโครงการให้ชัดเจน จุดประสงค์หลักเพื่อเป็นข้อมูลการประมูลโครงการต่อๆไปและเป็นแผนให้ฝ่าย HR จัดหาแรงงานใหม่ให้แก่หน่วยงานรวมทั้งเป็นการควบคุมงบประมาณกำลังคนไม่ให้เกินงบที่วางไว้นี้ ต่อไป
๔. แผนการจัดหาเครื่องจักร (Equipment Mobilization Schedule)
เป็นการวางแผนการจัดหาเครื่องจักรสำหรับโครงการทั้งหมดโดยจะมีการระบุขนาดประสิทธิภาพของเครื่องจักรที่ต้องการแต่ละรายการให้ชัดเจนมากที่สุด รวมทั้งจำนวนที่จะต้องการในแต่ละเดือนตลอดโครงการด้วย การวางแผนเครื่องจักรนี้จะเหมือนกับการวางแผนกำลังคนในข้อ ๓ สุดท้ายให้ระบุ Eq-M และอัตราเช่าต่อเดือน (อาจจะค่าเช่าภายในหากเป็นเครื่องจักรของบริษัทเอง หรือเช่าจริงจากภายนอกก็ได้) ของเครื่องจักรทุกตัวเพื่อให้เห็นภาพรวมว่า Budget ค่าเครื่องจักรของโครงการทั้งสิ้นเป็นเท่าไร การจัดซื้อจัดจ้างเครื่องจักรของโครงการต่อจากนี้ไป จะอ้างถึงแผนดังกล่าวนี้เสมอ
๕. แผนการจัดหาวัสดุและผู้รับเหมา (Material & Subcontractor Procurement Schedule)
เป็นการวางแผนความต้องการวัสดุหลักๆและผู้รับเหมาหลักของโครงการว่ามีความต้องการเมื่อใด โดยแผนการจัดหาวัสดุหลักและผู้รับเหมาหลักดังกล่าวจะต้องสอดคล้องกับข้อกำหนด (Specification) ของรายการนั้นๆอย่างครบถ้วน เช่นระบุให้ส่งตัวอย่างขออนุมัติ ระบุให้ทำการทดสอบก่อนใช้งาน เป็นต้น การวางแผนจะวางแผนจากจุดที่ต้องการวัสดุและผู้รับเหมาเพื่อทำงานตามแผนข้อ ๒ และถอยหลังกลับมาทีละขั้นตอนจนถึงขั้นตอนแรกสุดว่าจะดำเนินการอย่างไร เช่น เสนอขออนุมัติ Mixed Design, ทำ Trial Mixed และเริ่มใช้งานได้ เป็นต้น
๖. แผนการเสนอขออนุมัติเอกสารต่างๆ (Engineering Submittal Schedule)
จากเอกสารสัญญาและประกอบสัญญาทั้งหมด Contract Manager จะต้องอ่านและทำความเข้าใจเอกสารทั้งหมด ว่ามีเอกสาร Engineering อะไรบ้างที่ต้องเสนอขออนุมัติจากบริษัทที่ปรึกษา หรือเจ้าของงานก่อนจะนำไปใช้ในการก่อสร้างได้ จากแผนงานข้อ ๒ รายการทั้งหมดจะนำมาเขียนเป็นแผนงานให้ทราบว่า แต่ละรายการจะต้องเสนอเมื่อไร และได้รับอนุมัติเมื่อไรและจะใช้งานเมื่อไร
ทั่วไปจะวางแผนให้สอดคล้องกับ pay item เพื่อประโยชน์ในการประมาณความก้าวหน้าของงานในแต่ละเดือน โดยวัดจากค่างานที่ทำได้และวางบิลเรียกเก็บเงินจากเจ้าของงานแต่ละเดือน จะแสดงเป็นยอดสะสมหรือ S-Curve ในแต่ละเดือนชัดเจน แผนงานโดยทั่วไปจะมี ๒ แผน คือแผนตามสัญญาที่เสนอเจ้าของงาน และใช้ในการวัดผลความก้าวหน้าของโครงการแต่ละเดือน กับอีก ๑ แผนเป็นแผนภายในของหน่วยงานที่ใช้ในการทำงานจริงๆ ปรกติแผนภายในจะเป็นแผนเร่งรัดงาน ที่พยายามจะทำให้ดีกว่าที่จะต้องทำตามสัญญา อาจจะแสดงในรูปแบบอื่นๆที่เข้าใจได้ง่ายกว่า เช่น Timeline Diagram เป็นต้น
๓. แผนการเตรียมแรงงาน (Manpower Mobilization Schedule)
เป็นแผนการเตรียมกำลังคนทำหน้าที่บริหารโครงการหรือควบคุมงานก่อสร้าง หรือฝ่ายสนับสนุนของโครงการตั้งแต่ระดับผู้อำนวยการโครงการ ผู้จัดการโครงการ หรือวิศวกรโครงการ ไปจนถึงพนักงานสำนักงานอื่นๆ เช่นเลขานุการ หรือแม้แต่ Office Maid โดยทำเป็นแผนรายเดือน แสดงการเพิ่มจำนวนของคนแต่ละตำแหน่งไปจนกระทั่งเดือนที่ใช้คนมากที่สุด จากนั้นก็จะแสดงการลดของจำนวนคนในเดือนท้ายๆ เป็นต้น โดยจะต้องระบุ M-M และอัตราจ้างของแต่ละระดับ ให้เห็นยอดค่าจ้างแรงงาน indirect ส่วนนี้ทั้งโครงการให้ชัดเจน จุดประสงค์หลักเพื่อเป็นข้อมูลการประมูลโครงการต่อๆไปและเป็นแผนให้ฝ่าย HR จัดหาแรงงานใหม่ให้แก่หน่วยงานรวมทั้งเป็นการควบคุมงบประมาณกำลังคนไม่ให้เกินงบที่วางไว้นี้ ต่อไป
๔. แผนการจัดหาเครื่องจักร (Equipment Mobilization Schedule)
เป็นการวางแผนการจัดหาเครื่องจักรสำหรับโครงการทั้งหมดโดยจะมีการระบุขนาดประสิทธิภาพของเครื่องจักรที่ต้องการแต่ละรายการให้ชัดเจนมากที่สุด รวมทั้งจำนวนที่จะต้องการในแต่ละเดือนตลอดโครงการด้วย การวางแผนเครื่องจักรนี้จะเหมือนกับการวางแผนกำลังคนในข้อ ๓ สุดท้ายให้ระบุ Eq-M และอัตราเช่าต่อเดือน (อาจจะค่าเช่าภายในหากเป็นเครื่องจักรของบริษัทเอง หรือเช่าจริงจากภายนอกก็ได้) ของเครื่องจักรทุกตัวเพื่อให้เห็นภาพรวมว่า Budget ค่าเครื่องจักรของโครงการทั้งสิ้นเป็นเท่าไร การจัดซื้อจัดจ้างเครื่องจักรของโครงการต่อจากนี้ไป จะอ้างถึงแผนดังกล่าวนี้เสมอ
๕. แผนการจัดหาวัสดุและผู้รับเหมา (Material & Subcontractor Procurement Schedule)
เป็นการวางแผนความต้องการวัสดุหลักๆและผู้รับเหมาหลักของโครงการว่ามีความต้องการเมื่อใด โดยแผนการจัดหาวัสดุหลักและผู้รับเหมาหลักดังกล่าวจะต้องสอดคล้องกับข้อกำหนด (Specification) ของรายการนั้นๆอย่างครบถ้วน เช่นระบุให้ส่งตัวอย่างขออนุมัติ ระบุให้ทำการทดสอบก่อนใช้งาน เป็นต้น การวางแผนจะวางแผนจากจุดที่ต้องการวัสดุและผู้รับเหมาเพื่อทำงานตามแผนข้อ ๒ และถอยหลังกลับมาทีละขั้นตอนจนถึงขั้นตอนแรกสุดว่าจะดำเนินการอย่างไร เช่น เสนอขออนุมัติ Mixed Design, ทำ Trial Mixed และเริ่มใช้งานได้ เป็นต้น
๖. แผนการเสนอขออนุมัติเอกสารต่างๆ (Engineering Submittal Schedule)
จากเอกสารสัญญาและประกอบสัญญาทั้งหมด Contract Manager จะต้องอ่านและทำความเข้าใจเอกสารทั้งหมด ว่ามีเอกสาร Engineering อะไรบ้างที่ต้องเสนอขออนุมัติจากบริษัทที่ปรึกษา หรือเจ้าของงานก่อนจะนำไปใช้ในการก่อสร้างได้ จากแผนงานข้อ ๒ รายการทั้งหมดจะนำมาเขียนเป็นแผนงานให้ทราบว่า แต่ละรายการจะต้องเสนอเมื่อไร และได้รับอนุมัติเมื่อไรและจะใช้งานเมื่อไร
๗. งบประมาณโครงการ (Budget)
ทำการปรับปรุงจากข้อมูลตอนประมูลงาน โดยมีการระบุ Cost Center หลักหรือ Subjob ให้ชัดเจนเป็นงานๆเช่น Cost Center 1 – Earth Work, Cost Center 2 – Concrete Work, Cost Center 3 – Drainage Work เป็นต้น สำหรับความละเอียดของ Cost Center ย่อยแล้วแต่ความจำเป็นซึ่งโดยทั่วไปจะเพื่อจุดประสงค์การใช้อ้างถึงตอนจัดซื้อจัดจ้างว่ามี Budget กับการจ้างจริงเป็นอย่างไร ดังนั้นการทำ Budget จะต้องให้สอดคล้องกับการจ้างหรือจัดซื้อจริงมากที่สุด
๘. แผนการใช้เงินของโครงการ (Cash Flow Schedule)
จากงบประมาณโครงการที่เป็นตัวกำหนดเป็นกรอบการใช้จ่ายไว้ ผู้รับผิดชอบของโครงการจะต้องทำแผนการใช้เงิน ในแต่ละเดือนตั้งแต่เดือนแรก จนจบโครงการ โดยจะแสดงยอดเงินเข้าทุกรายการ และยอดเงินออกเป็นหมวดหลักรวมทุกรายการ เพื่อให้เห็นภาพการเงินของโครงการว่าจะต้อง กู้มาเสริมสภาพคล่องหรือไม่ หากกู้มาแล้ว จะกู้เท่าไร จะเกิดค่าใช้จ่ายเท่าไร และต้องชำระคืนแต่ละงวดเมื่อไร สำหรับโครงการร่วมทุนหรือ Joint Venture ระหว่าง ๒ บริษัทขึ้นไป แผนการใช้เงินจะสำคัญมาก เนื่องจากผู้รับผิดชอบโครงการจะเป็นผู้บริหารการเงินเองทั้งหมด หากเกิดความผิดพลาดทำให้เงินขาดมือ การจะได้รับเงินสนับสนุนเพิ่มเข้ามาไม่ว่าจากแต่ละฝ่าย (JV Partner) หรือการขอกู้เพิ่ม จำเป็นต้องใช้เวลา สุดท้ายแล้วจะส่งผลกระทบค่อนข้างรุนแรงต่อความก้าวหน้าของงาน
นอกนั้นอาจจะมีเอกสารอื่นๆที่สำคัญและเป็นส่วนประกอบของการบริหารโครงการด้วยเช่นกัน โดยเฉพาะในโครงการขนาดใหญ่ เช่น
๙. คู่มือการควบคุมคุณภาพ (Quality Control Manual)
๑๐. คู่มือการบริหารความปลอดภัย (Safety Manual)
แผน ๘ ประการ หรือ ๑๐ ประการ ดังกล่าวข้างต้น เป็นคู่มือสามัญในการบริหารโครงการก่อสร้าง ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องวางกำลังคน เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามแผนแต่ละแผนอย่างเคร่งครัด โดยเฉพาะหากเป็นโครงการขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยหลายๆสัญญาย่อยในโครงการเดียวกัน และในโครงการที่รับผิดชอบก็มีจำนวนงานย่อยเป็นจำนวนมาก เกี่ยวข้องกับ Supplier หรือผู้รับเหมาย่อยหลายๆกลุ่ม การบริหารแผนงานข้างต้น ก็จะยิ่งเข็มข้นมากขึ้นไปอีก โดยเฉพาะในช่วงเริ่มโครงการ ๓ - ๖ เดือนแรก การติดตามให้มีการปฏิบัติตามแผนแต่ละแผน จะต้องเข็มข้นมากกว่าช่วงปรกติหลายเท่า เพราะความล่าช้าของแผนใดแผนหนึ่ง อาจจะส่งผลกระทบต่อแผนอื่นๆ สุดท้ายจะส่งผลกระทบให้งานล่าช้าออกไป ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่ปราถนาของผู้รับผิดชอบโครงการทุกคน
จากงบประมาณโครงการที่เป็นตัวกำหนดเป็นกรอบการใช้จ่ายไว้ ผู้รับผิดชอบของโครงการจะต้องทำแผนการใช้เงิน ในแต่ละเดือนตั้งแต่เดือนแรก จนจบโครงการ โดยจะแสดงยอดเงินเข้าทุกรายการ และยอดเงินออกเป็นหมวดหลักรวมทุกรายการ เพื่อให้เห็นภาพการเงินของโครงการว่าจะต้อง กู้มาเสริมสภาพคล่องหรือไม่ หากกู้มาแล้ว จะกู้เท่าไร จะเกิดค่าใช้จ่ายเท่าไร และต้องชำระคืนแต่ละงวดเมื่อไร สำหรับโครงการร่วมทุนหรือ Joint Venture ระหว่าง ๒ บริษัทขึ้นไป แผนการใช้เงินจะสำคัญมาก เนื่องจากผู้รับผิดชอบโครงการจะเป็นผู้บริหารการเงินเองทั้งหมด หากเกิดความผิดพลาดทำให้เงินขาดมือ การจะได้รับเงินสนับสนุนเพิ่มเข้ามาไม่ว่าจากแต่ละฝ่าย (JV Partner) หรือการขอกู้เพิ่ม จำเป็นต้องใช้เวลา สุดท้ายแล้วจะส่งผลกระทบค่อนข้างรุนแรงต่อความก้าวหน้าของงาน
นอกนั้นอาจจะมีเอกสารอื่นๆที่สำคัญและเป็นส่วนประกอบของการบริหารโครงการด้วยเช่นกัน โดยเฉพาะในโครงการขนาดใหญ่ เช่น
๙. คู่มือการควบคุมคุณภาพ (Quality Control Manual)
๑๐. คู่มือการบริหารความปลอดภัย (Safety Manual)
แผน ๘ ประการ หรือ ๑๐ ประการ ดังกล่าวข้างต้น เป็นคู่มือสามัญในการบริหารโครงการก่อสร้าง ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องวางกำลังคน เพื่อตรวจสอบการปฏิบัติตามแผนแต่ละแผนอย่างเคร่งครัด โดยเฉพาะหากเป็นโครงการขนาดใหญ่ที่ประกอบด้วยหลายๆสัญญาย่อยในโครงการเดียวกัน และในโครงการที่รับผิดชอบก็มีจำนวนงานย่อยเป็นจำนวนมาก เกี่ยวข้องกับ Supplier หรือผู้รับเหมาย่อยหลายๆกลุ่ม การบริหารแผนงานข้างต้น ก็จะยิ่งเข็มข้นมากขึ้นไปอีก โดยเฉพาะในช่วงเริ่มโครงการ ๓ - ๖ เดือนแรก การติดตามให้มีการปฏิบัติตามแผนแต่ละแผน จะต้องเข็มข้นมากกว่าช่วงปรกติหลายเท่า เพราะความล่าช้าของแผนใดแผนหนึ่ง อาจจะส่งผลกระทบต่อแผนอื่นๆ สุดท้ายจะส่งผลกระทบให้งานล่าช้าออกไป ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่ปราถนาของผู้รับผิดชอบโครงการทุกคน
การบริหารงานก่อสร้างทุกโครงการ จะต้องมีบัญญัติ ๑๐ ประการข้างต้นเป็นข้อปฏิบัติสามัญเสมอๆ จงจำไว้ว่า Failed to plan = Planned to fail ผู้จัดการโครงการที่ดี จะต้องเก่งในการวางแผน ครับ ไม่ใช่เก่งในการแก้ไข
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น